Como organizar um consultório odontológico
Conforme aumento das consultas de um clínica ou consultório odontológico, será necessário organizar a agenda de consultas. Se a agenda estiver desorganizada o paciente vai ficar descontente porque esperou demais ou por não conseguir vaga.
Agenda de consultório tem a função de auxiliar o trabalho da secretaria ou dentista a gerenciar o tempo das consultas, encaixar pacientes entre horários de atendimento e outro, confirmar a presença e evitar faltas.
Uma possível solução é adotar uma agenda online, assim todos poderão ter acesso a grade de horários disponíveis. Vamos listar sugestões de organização para sua clínica ou consultório.
Tenha uma agenda eletrônica para seu consultório
Com a grande possibilidade de softwares hoje em dia, não vamos listar a opção de fazer agenda impressa, pois é mais complicada e está caindo em desuso.
Adquirir um software seja opção paga ou gratuita, a maioria deles apresenta estrutura bem completa e possui uma agenda incorporada, além de permitir a administração financeira da clinicas.
De acordo com algumas versões de software, há agendas por cirurgião, cadeiras ou consultórios que administram o tempo desde o momento em que o paciente chega a recepção até a consulta.
Independente da ferramenta que será utilizada, ela deve ser única para toda a clínica e que todas as consultas e compromissos sejam anotados em um só lugar.
Mantenha um equilíbrio em sua agenda
Para manter o equilíbrio entre ociosidade e como organizar horários flexíveis busque sempre o gerenciamento da agenda de sua clinica ou consultório odontológico.
Normalmente a primeira consulta costuma ser demorada, pois o dentista ainda não conhece o paciente e precisa tirar o máximo possível de informações sobre o problema, histórico familiar, problemas de saúde, dores ou queixas, preencher o prontuário e dependendo do caso realizar exames no próprio consultório.
Para consultas de rotinas e de manutenção, costumam ter duração de 30 minutos, ou quando são retornos para o paciente entregar resultados de exames e o dentista precisa verificar como ficou cicatrização, fazer retoques ou ver o resultado do clareamento dental.
Deixe um pequeno intervalo de segurança entre as consultas
Muitas vezes uma consulta ou procedimento pode demorar mais do que o previsto, podendo complicar a agenda e atrapalhar as próximas consultas.
Para evitar que o paciente não espere mais do que planejado, o dentista deve ter um intervalo de entre as consultas de 10 minutos no máximo. Assim poderá se preparar para próxima consulta.
Procure observar o comportamento de seus pacientes, principalmente os mais antigos: Se chegam atrasados, se são pontuais ou chegam com antecedência, quanto tempo normalmente leva para atender cada um.
Assim, você irá otimizar melhor seus atendimentos.
Seja um profissional pontual
A maioria de seus pacientes costumam ter outros compromissos marcados antes ou após sua consulta.
Seja pontual com seus pacientes e peça seus funcionários também mantenham essa postura. Assim a clínica terá pleno funcionamento e seus clientes iram fidelizar com você esse serviço.
Procure confirmar antes a consulta com seu paciente
Crie um rotina para sua secretaria confirmar consultas e procedimentos com um dia de antecedência. Ela deverá entrar em contato com seus pacientes para confirmar a consulta ou seu cancelamento.
Essa comunicação pode ser por telefonema, mensagem de SMS ou WhatsApp. Mantenha sempre a ficha cadastral de seu paciente atualizado.
Existem softwares ou aplicativos que auxiliam nesse gerenciamento de consultas, disparando automaticamente mensagens de confirmação, por exemplo: “SIM” digite 1 ou “NÃO” digite 2.
Treine uma secretária ou auxiliar para ficar responsável
Ter uma secretaria ou auxiliar bem treinada e alinhada com sua forma de trabalho é de extrema importância.
Assim estará a par do dia a dia da clínica e terá autonomia para tomar decisões a respeito de horários e datas disponíveis de sua agenda.
Mantenha seu software de gerenciamento, formulários e documentos de check-list atualizados e de fácil entendimento para treinar seus funcionários.
Utilize o responsável para fazer pós vendas
Peça para sua secretária ou auxiliar responsável pela agenda, entrar em contato com seus paciente para perguntar o que acharam da última consulta, pontos a melhorar, nível de satisfação, ou se o paciente que tinha alguma recorrência está há muito tempo sem marcar uma consulta.
Torne a sala de espera em um ambiente agradável
Uma sala de espera tem que ser acolhedora que de alguma forma consiga eliminar ou amenizar a ansiedade dos pacientes nesse período que antecede a consulta.
O espaço deve ser confortável, com poltronas e cadeiras em número suficiente que tenham uma recepção agradável. Disponibilize wi-fi, ofereça um café, água ou chá enquanto espera pelo atendimento. Decore a clínica de forma humanizada.
No caso de atender as crianças, reserve cantinho de atividades com paredes coloridas, pufes, papel para desenhar, canetinhas e lápis de cor. Isso vai ajudar a distrair a criança enquanto aguarda.
Monte um relatório no fim do mês
Faça anotações de todos os itens que podem bagunçar as rotinas durante o mês, como: quantidades de consultas desmarcadas, faltas, atrasos dos pacientes.
Elabore um relatório sobre esses itens e adote medidas para eliminar ou diminuir esses problemas.
Por exemplo: diminua o tempo de tolerância, se os pacientes estiverem atrasando muito. Mantenha-os sempre informado sobre o horário agendado.
Organize sua rotina pessoal
Vida profissional e pessoal costumam afetar uma a outra. Da mesma forma que tem sua agenda para consultório odontológico, tenha uma rotina pessoal bem organizada. Inclua em sua agenda pessoal suas atividades fixas (compromissos com filhos, exercícios físicos, cursos, lazer).
A organização pode ser trabalhosa mas é de extrema importância para que sua clinica ou consultório odontológico permaneça saudável.